調達業務をまとめて効率化！ 電子入札・契約管理をクラウド化する選択肢とは？

電子化、非対面化のニーズに応える。

自治体の事業で欠かせない入札・調達業務。民間事業者とのやりとりが多い上に、公平性・透明性の高さが問われるため負担が大きく、担当者にはプレッシャーもかかりがちだ。紙ベースでの運用の場合はこの傾向が顕著になる。

こうした現実の中、デジタル化を求める声が高まっていると日立システムズの成澤さんは語る。

「特にコロナ禍で“非対面での業務を”という要望が増えました。国も検討会を立ち上げるなどして、自治体における調達関連手続きのデジタル化を推進する方針を打ち出しています。事業者からの要望もあり、規模の大きな自治体では、すでに電子入札システムが稼働しているところが多いのですが、中小規模の自治体となるとオンライン化がスムーズに進んでいないケースも見られる、というのが実情です」。

自治体における電子入札導入の障壁になるのは何か。山岡さんは「費用面での問題が大きい」と解説する。「職員の皆さまにお話を聞く中で、圧倒的に多いのが“費用対効果”の問題です。自治体の規模が小さくなればなるほど予算が確保しづらくなるだけでなく、入札の件数も少ないため、システムを導入しても対象となる件数がさほど多くない。そこで費用対効果がネックとなり、導入をためらってしまう。このため、なかなかシステム化に踏み切れないお客さまが多い、ということです」。

調達関連業務においてもDXは進めなければならないと認識してはいるが、前述の問題があるため庁内での優先順位が低くなり、紙の運用が続いてしまう。この課題を解消するには、初期導入費用とランニングコストを抑えられ、同時に職員、事業者の両方が使いやすいシステムが必要となる。こうしたニーズに応えるため、同社が開発・提供しているのが「CYDEEN（サイディーン） 公共調達クラウドサービス（以下、CYDEEN）」だ。

4つのシステムで構成。必要機能をまとめて提供。

CYDEEN 公共調達クラウドサービスは、調達関連業務に特化したシステム群。4つのシステムから成り、「電子入札システム」は、紙による入札手続きを、インターネットを介した方法に変えることで一連の業務も電子的に処理できるようになる。

また、「契約管理システム」は業者や入札・契約関連情報をデジタルで管理し、「競争参加資格申請受付システム」は競争参加資格申請の作成・提出・受付事務を電子化。そして「成績評定システム」では評定案件の登録、施工プロセスチェックリストの入力、評定登録、 評定統合処理、評定結果通知書の出力まで一連の評定業務を標準サポートしている。

これらは全てクラウドサービスとして提供されており、必要な機能を選択、あるいは複数を組み合わせて導入することが可能。各システムは相互に連携する機能を備えており、複数システムを導入すれば相乗効果でさらに効率性を高められる。

「クラウドサービスということもあり、短期間で、費用を抑えて導入できるのがポイントです。このソリューションで自治体の課題を解決し、入札の公平性や、競争の促進といった点に貢献したいと考えています」と成澤さん。

同時に、導入後のメンテナンスやセキュリティ対策などは同社が一括管理するため、自治体がその費用を負担することもない。クラウドならではの、ランニングコスト削減ができるのだという。

ちなみに、同システムの導入に際しては、地域未来交付金（デジタル実装型）の活用が可能。さらなる費用負担の低減を見込むことができる。

こうしたコストパフォーマンスの良さが注目されがちな同サービスだが、ほかにも多くの強みや魅力があると付け加える。「例えば、操作性に優れた画面設計です。案件の状況などが直感的に判断できる画面構成になっており、システム操作に不慣れな方でも使いやすい仕様です。さらにシステム内部のチェック機能も充実しており、入力ミスや見落としなどを防止する仕組みになっています」。

こうした完成度に加え、自治体のニーズを反映した定期的な機能追加も行われており、常に最新のサービスを提供しているというのもクラウドサービスならではだ。

豊富な実績。入札業務の時間を7割削減の例も。

CYDEENの調達系システム群の中で、最初に商品化されたのは「電子入札システム」。20年前に誕生して以来、安定した稼働実績を積み重ねてきたサービスであり、「実際の運用現場での課題に一つ一つ対応しながら、安定したサービス提供を続けてきました」と語る。「長きにわたりサービスを続けてきた中で、調達業務に関する様々なノウハウも蓄積されています。各自治体の現場にフィットした提案や、他自治体の事例提供なども可能です」。

令和8年1月時点で、CYDEENは全国200以上の自治体で導入されており、クラウド型電子入札システムの実績は業界トップクラス。複数のシステムを組み合わせて活用しているところも80以上あり、そうした自治体の1つが福岡県の吉富町だ。

同町の年間入札件数は40件程。それまで紙を中心に進めてきた調達関連業務において職員の負担が課題になっていたため、業務効率化を目的にCYDEENの「電子入札システム」「契約管理システム」「競争参加資格申請受付システム」を合わせて導入した。導入後は業務プロセスが大幅に効率化され、入札事務作業に要していた時間の約70％を削減。指名業者選定にかかる時間は1週間から1日程度に短縮され、入札1件当たりの指名業者数も1.5倍程度に増加。他にも会場や立会人の確保が不要になり、業者からも利便性が向上したと喜ばれているという。

「吉富町をはじめ、導入自治体からいただく声としては、『今まで時間外で対応していたが、定時内に終わらせることができるようになった』、『ミスがなくなり、効率が圧倒的に向上した』といったものが多いです。また、操作が分かりやすい仕様なので『経験の浅い職員も安心して使えます』といった感想もいただきました。現場の負担軽減と業務改善に貢献できていることを実感できるのが嬉しいです」と山岡さんは笑顔を浮かべる。

ノウハウと柔軟運用で中小自治体を支援。

このように、導入メリットが多いCYDEENだが、「すでに別のシステムが稼働している」という自治体もあることだろう。こうしたケースに対しては「既存の他社システムと連携させることも可能です」と成澤さんは説明する。「他社の電子入札システムが入っている自治体に当社の契約管理システムを導入する、あるいはその逆といった事例はいくつもあります。必要なシステムだけを導入し、他社システムとデータのフォーマットを合わせてインターフェースを整えることで柔軟に対応できるのです」。

他にも、自治体によって様々な事情や悩みがあるが、豊富な実績に裏打ちされた手厚いサポートで導入から運用までを伴走する。運用に携わる職員だけでなく、業者に対しても、システムに関する説明会を現地やオンラインで実施。ヘルプデスクも設けるなどして運用上の不安を和らげているのだという。

システムの力だけでなく、総合的なサポート力で自治体の調達業務に変革を起こそうとする同社の取り組み。現在、悩みを抱えている自治体に向けては「CYDEENは中小規模の自治体にこそメリットをもたらすものです」とメッセージする。「クラウドサービスならではのコストパフォーマンスの良さがありますし、人口規模に合わせたプランも提案できます。現場に変化を生みたいというのが私たちのめざすところです。競争参加資格申請受付システムについては共同利用にも対応しています」。

できるだけ多くの自治体に、このシステムを体験してほしいと熱を込めて語る2人。デモは現地でもオンラインでも実施可能とのことだ。調達業務に課題を感じている方は、一度相談してみてはいかがだろうか。