翻訳システムを活用し、外国語が堪能な職員が不在でも円滑なコミュニケーションを。

海外との正確でスムーズなやりとりに高機能で安全な翻訳サービスを検討。

オランダ、オーストラリア、ブラジルにある3都市と姉妹都市提携をしている同市。各都市の担当者とのやりとりは主にメールで、英語を使用しているが、外国語に精通した専門職員は配置されていない。そのため、これまでは担当の職員が無料の翻訳ツールなどを駆使し、時間をかけて翻訳していたが、セキュリティなどの面で不安を感じていたという。また異動により、英語が不得意な職員が担当になる可能性もあった。

「行政には正しい情報を発信する責任があります。そのためには誰が担当になっても、一定のクオリティで連絡や情報発信ができる体制が必要です。そこで令和3年に、翻訳の品質と安全性の2つが担保できる有料の翻訳サービスを探しはじめました」と大迫さん。

ちょうどその頃、総務省から全国の自治体に対して、多言語翻訳技術の活用推進についての通知が出された。資料の中では民間企業の翻訳製品・サービスが紹介されており、それらを中心に比較検討した結果、「川村インターナショナル」が提供する「XMAT^®（トランスマット）」を導入することになった。「翻訳サービスは多くの選択肢がありましたが、同製品の月額5,500円というリーズナブルな価格が決め手になりました」。

PDFや画像も読み込めるので翻訳業務の効率化につながる。

同製品は、WordやExcelなどのファイルをアップロードするだけで、翻訳ができるシステム。画面上で、希望の言語とファイル形式を選択すると、翻訳処理された指定のファイルがダウンロードできる。元のファイル形式のレイアウトはほぼ維持されるという。一般的な翻訳サービスは利用文字数による従量課金制が多いが、同製品は無制限で利用できることが強みだ。「そもそも機械翻訳に完璧を求めるのは難しいです。だからこそ、同じ文章を複数の翻訳エンジンで検証できるのが便利です。翻訳した文章が本当に正しいのか自分だけでは判断できないので、比較して確かめています」と大迫さん。

懸念していたセキュリティについても、データがユーザーごとに個別管理されていることで、第三者によるアクセスや二次利用のおそれはなく、安心して利用できているそう。

加えてOCR機能が搭載されているため、画像データの文字でもアップロードするだけで翻訳ができる。「姉妹都市から提供されたPDF資料を翻訳する際も、わざわざ文字起こしをして翻訳する必要がないため、業務効率化につながっていると思います」。

国際交流が再開するこれから、外国人住民への情報発信にも活用。

同市では令和5年から海外姉妹都市の青少年との対面交流が再開される。担当者間のやりとりが活発化しているが、今回の導入で、より正確かつ円滑なコミュニケーションが可能になったという。また、外国人住民への情報発信においても活用が進んでいる。

市内には約1,600人の外国人が暮らしており、国籍はベトナム、韓国、ネパール、フィリピンなどが中心で、第一言語が英語ではない人も多い。加えて、コロナ禍で停滞していた技能実習生の受け入れも進んでおり、外国人住民は増えつつある。同製品は100言語以上に対応していることから、大迫さんはここでも有効利用できると期待している。

「現在はFacebookを使って週1回程度、やさしい日本語と英語で外国人向けに生活情報を発信しています。投稿頻度をもっと増やしたいのですが、これまでは手がまわっていませんでした。同製品を使えば効率的に翻訳ができますし、ベトナム語や韓国語などにも対応しているので、多言語での情報発信ができるようになると考えています。こういったテクノロジーを上手に活用することで、外国人住民にとっても住みやすいまちにしていきたいと思います」と展望を語ってくれた。

周南市
観光交流課
コンベンション・国際交流推進担当
大迫 啓志（おおさこ ひろし）さん

 

導入実績

多くの民間企業をはじめ

●内閣府●防衛省●東北大学

などで活用されている

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